I workspace
Un workspace è un'area della libreria media. Ha due funzioni: organizzare i media per uso, per esempio immagini di prodotto, materiali marketing o archivio, e delimitare chi può fare cosa, perché i permessi degli utenti si assegnano workspace per workspace.
Un media in più workspace
Un media può appartenere a più workspace contemporaneamente. Un'immagine prodotta per il catalogo e usata anche in una campagna può appartenere sia al workspace dei prodotti sia a quello del marketing: chi lavora nell'uno o nell'altro la trova senza doverla duplicare.
Un media non può restare senza workspace: deve appartenere ad almeno uno.
Workspace con un ruolo speciale
Due workspace hanno un ruolo stabilito dal sistema.
- Il workspace di ingresso, di solito chiamato Incoming, riceve i file caricati dalla libreria. Non si può assegnare manualmente: un media vi entra solo al caricamento e ne esce quando viene assegnato a un altro workspace.
- Il workspace di archivio, di solito Archive, raccoglie i media che non servono più ma che si vogliono conservare. È esclusivo: quando un media entra in archivio esce da tutti gli altri workspace, e quando viene assegnato a un workspace ordinario esce dall'archivio.
Workspace pubblici e privati
Un workspace può essere pubblico: i suoi media sono visibili anche fuori da openlane, per esempio sui canali di vendita che ricevono il catalogo. Nella barra laterale della libreria i workspace pubblici hanno l'icona del globo, quelli privati l'icona del lucchetto. La differenza e le sue conseguenze sono descritte in Media pubblici e privati.
Workspace e attributi media
Un attributo media di un prodotto può accettare solo i media di alcuni workspace, scelti dall'amministratore nella configurazione dell'attributo. Per esempio, l'attributo delle immagini del catalogo può accettare solo i media del workspace dei prodotti.
Questo ha due conseguenze:
- un file caricato da un attributo media viene creato direttamente in uno dei workspace di quell'attributo;
- quando un media viene tolto da un workspace, openlane verifica se qualche attributo lo accetta solo per quel workspace. In questo caso mostra l'elenco dei prodotti e degli attributi da cui il media verrebbe tolto e chiede una conferma prima di procedere.
Per modificare un attributo media, cioè aggiungere, togliere o riordinare i suoi media, occorre poter vedere tutti i workspace dell'attributo; altrimenti l'attributo resta in sola lettura. Senza questa condizione non si vedrebbero tutti i media collegati e, salvando, quelli non visibili verrebbero tolti.
Scegliere un media già presente nella libreria non modifica il media: è sufficiente poterlo vedere. Caricare un nuovo file invece crea un media e lo assegna a un workspace: per questo serve il permesso di caricare sia nel workspace di ingresso, da cui il file passa, sia nel workspace dell'attributo.
Chi può spostare un media
Spostare un media tra workspace cambia chi lo vede e dove può essere usato. Per questo servono tre permessi insieme: il permesso di cambiare il workspace dei media, il permesso di modificare il media e il permesso di modifica sul workspace che si aggiunge o si toglie.